Process mining als hefboom voor operationele efficiëntie in Belgische ziekenhuizen — en voor het Budget Financiële Middelen (BFM)

Inleiding

Belgische ziekenhuizen balanceren op een smalle koord: stijgende zorgvraag, structurele personeelsschaarste en budgettaire krapte. In die context wordt “beter organiseren” even belangrijk als “meer middelen”. Process mining (PM) biedt precies dat: een objectieve röntgenfoto van hoe zorgprocessen werkelijk lopen, met concrete aangrijpingspunten om ze korter, voorspelbaarder en veiliger te maken. Hier wil ik aangeven hoe process mining operationele problemen oplost, en hoe het rechtstreeks bijdraagt aan een betere positie binnen het Budget Financiële Middelen (BFM).

Wat is process mining en waarom nu?


Process mining reconstrueert op basis van beschikbare logdata uit EPD, labo-, apotheek-, radiologie- en planningssystemen de feitelijke processtappen en doorlooptijden. Het vergelijkt die met het bedoelde (theoretische) zorgpad, toont varianten en kwantificeert bottlenecks en verspilling. Twee redenen waarom dit vandaag rendeert:

  • Ziekenhuizen registreren al veel data (RIZIV, MZG, ADT, kwaliteitsgegevens,...), waardoor de input er al is zonder extra registratielast.
  • De druk op capaciteit en (schaarste aan) personeel maakt elke (onnodige) vertraging in het zorgproces zichtbaar én kostbaar.

Fundamentele operationele problemen die process mining aanpakt

1) Wachttijden en doorlooptijden

Overgangen zoals Spoed → beeldvorming → opname/OK geven vaak vertraging. Process mining maakt wachtrijen, herhaalde wachttijden en “stilstand” (idle time) expliciet zichtbaar, inclusief de oorzaken (planning, resources, prioritering). Gevolg: sneller triage, kortere ligduur, vlottere ontslaglogistiek.

2) Variatie in zorgpaden

Voor dezelfde diagnose blijken trajecten sterk te verschillen per arts/afdeling. Niet elke variatie is slecht, maar onnodige varianten verlengen doorlooptijd en verhogen kosten. Process mining identificeert “best performing” paden en kan tonen waar standaardisatie zonder kwaliteitsverlies kan.

3) Middelenbenutting (OK, bedden, apparatuur, personeel)

Onderbenutte OK-blokken, mismatch tussen planning en realiteit, of pieken in bedvraag veroorzaken overbelasting elders. Process mining kwantificeert setup- en wisseltijden, no-shows, late starts en recovery-bottlenecks, en helpt (theoretische) roosters op de feitelijke flow op de werkvloer af te stemmen.

4) Registratie- en facturatiefouten

Incompleet of inconsistent registreren van brondata remt cashflow en veroorzaakt inkomstenlekken. Process mining volgt de “registratie-keten” end-to-end en signaleert ontbrekende stappen (prestaties, documenten, codering), waardoor het aantal herfacturaties en correcties kunnen dalen.

5) Overdrachten en communicatie

Handover-momenten (bv. Spoed → afdeling, OK → recovery → afdeling) zijn risicovol. Doorlooptijdsporen tonen precies waar informatie stokt - en of het een structuurprobleem (afspraken) of capaciteitsprobleem (middelen) is.

6) Naleving van protocollen en patiëntveiligheid

Automatische conformance checks bewaken cruciale stappen (bv. pre-op checklist, ATB-profylaxe-timing, ontslagbrief). Dat reduceert complicaties, heropnames en klachten - en verbetert aantoonbaar de kwaliteit.

7) Personeelsdruk en werkbaarheid

Door verspilling (wachten, dubbel werk, onnodige variatie) te schrappen, verschuift tijd van “wachten/zoeken” naar zorgverlening en menselijke interactie. Dat verhoogt m.i. werk-voldoening en verlaagt mogelijks uitval, mits in een breder kader opgenomen.

Koppeling met het Budget Financiële Middelen (BFM)

Het BFM verdeelt een groot deel van de ziekenhuisfinanciering op basis van o.a. activiteit, case-mix/complexiteit (APR-DRG, SOI), ligduur/doorstroming, verpleegkundige en medische intensiteit, en kwaliteits- en efficiëntieparameters.

Process mining ondersteunt meerdere hefboompunten binnen dit kader:

1. Ligduur en doorstroming (LOS) verbeteren

Kortere, voorspelbare trajecten verlagen de gemiddelde ligduur - zonder kwaliteitsverlies. Dat heeft een dubbel effect:

  • Kosten per opname dalen (minder ligdag- en overheaddruk).
  • Capaciteit komt vrij om meer activiteit te realiseren binnen hetzelfde personeelskader, wat gunstig weegt in productie- en efficiëntiemaatstaven die mee de BFM-verdeling beïnvloeden.

2. Ambulantisering en dagziekenhuis

Process mining detecteert zo nodig cases die veilig als dagopname kunnen verlopen en toont waar het stokt (pre-op voorbereiding, late start, recovery). Een hogere dagzorgratio sluit aan bij beleidsdoelen richting ambulantisering, met positieve impact op kostenstructuur én op relevante BFM-parameters.

3. Correcte en volledige registratie/codering (case-mix)

Onvolledige registraties verlagen de case-mix-intensiteit en doen prestaties missen. Met process mining spoor je systematisch ontbrekende registratiestappen op (prestaties, verpleegkundige handelingen, documenten), wat de juistheid van case-mix en activiteit verhoogt en zo de BFM-basis versterkt.

4. Kwaliteits- en veiligheidsindicatoren aantoonbaar verbeteren

Door protocolnaleving en tijdkritieke stappen (bijv. “time-to-antibiotics”, “time-to-CT/NMR”, "time-to-needle, ...) te bewaken, verbetert de kwaliteitsperformantie. Dat is zowel intrinsiek belangrijk als relevant voor financieringscomponenten die kwaliteit en efficiëntie aanmoedigen, én voor afspraken met mutualiteiten en verzekeringen.

5. Bezetting en resource-efficiëntie

Hogere OK-utilisatie, minder late annuleringen en betere bed-doorstroming optimaliseren de kosten per verrichting en de output per eenheid capaciteit. Zulke efficiencywinsten ondersteunen een gunstiger relatieve positie wanneer budgetten (deels) op vergelijkingen en referenties steunen.

Stabielere cashflow, minder correcties

Minder foutfacturen en snellere, volledige dossiervorming verkleinen de administratieve frictie (herfacturaties, disputen). Dat levert directe financiële rust op naast de BFM-effecten.

Implementeren zonder ruis: van pilot naar schaal

  1. Afgebakende use case (bv. Spoed-doorstroming of één DRG-cluster) met duidelijke doelen (LOS −10%, OK-utilisatie +8 pp, ≥95% protocolnaleving).
  2. Dataconnexies naar EPD, planning, labo, apotheek; gegevensbescherming borgen (DPIA (Data Protection Impact Assessment), rol DPO (Data Protection Officer), minimale gegevensset, GDPR).
  3. Baseline & variantanalyse: actuele flow, varianten, bottlenecks.
  4. Interventies: roosterwijzigingen, checklist-hardstops, pre-op bundels, ontslagplanning vanaf dag 0.
  5. Conformance monitoring: live dashboards met alerts.
  6. Opschaling naar andere paden (orthopedie, cardiologie, oncologie) en structurele governance (klinisch, verpleegkundig, financieel).

KPI’s die zowel operationele werking als BFM raken

  • Doorlooptijd & ligduur per zorgtraject/DRG (gemiddelde, mediaan, P90).
  • OK-gebruik (first case on-time start, turnover time, annuleringen).
  • Dagopname-ratio en percentage 'same-day discharge' waar klinisch verantwoord.
  • Registratievolledigheid (gemiste prestaties/documenten per 1.000 opnames).
  • Conformance aan kritieke protocollen (checklist, ATB-timing).
  • Readmissies/complicaties (waar klinisch relevant en data-gedragen, Potentieel Vermijdbare Heropname/Potentially Preventable Readmission ((PPR)).
  • Financiële impact: gemiste prestaties gecorrigeerd, doorlooptijd- en ligdagsbesparing, administratieve correcties dalen.

Tot slot

Process mining is geen extra “project”, maar een manier van werken: meten wat er gebeurt, begrijpen waarom het gebeurt, en bijsturen waar het telt. Operationeel levert het kortere en voorspelbaardere trajecten, betere benutting van schaarse middelen en minder administratieve frictie. Financieel versterkt het de case-mix en activiteit, ondersteunt het ambulantisering en kwaliteit, en verbetert het de relatieve efficiëntie die in de BFM-context mee de verdeling van middelen bepaalt. Met dezelfde mensen en infrastructuur meer en betere zorg leveren: dát is de belofte van process mining - en precies waar Belgische ziekenhuizen m.i. vandaag enige nood aan hebben.

De schaal van de Belgische gezondheidszorg maak het (nog) mogelijk om op grote schaal een dynamisch levend laboratorium op te zetten waarmee we door samen te werken, in Europa de weg kunnen wijzen naar de zorg van morgen.

Bronnen (selectie):

Hoe het nationale ziekenhuisbudget beheersen bij een DRG-financiering per opname? (KCE Rapport 392, 2024)

Financiële feedback per pathologie (Technische Cel)

Minimale Ziekenhuis Gegevens (MZG)

Business Process Analysis Made Easy (BupaR, UHasselt)



Popular posts from this blog

Het Budget Financiële Middelen (BFM) budgettair type A (Acuut)

Image
 Het Budget Financiële Middelen (BFM) vormt een belangrijk onderdeel van de financiering van de Belgische ziekenhuizen. De grafiek toont de evolutie van het Budget Financiële Middelen (BFM) voor de Belgische ziekenhuizen op 1 juli per onderdeel voor budgettair type A  (Acuut) (Bron FOD VVVL). Het BFM bestaat uit de volgende onderdelen: A: A1 : de investeringslasten A2 : de korte termijn kredietlasten A3 : investeringslasten van medisch-technische diensten. B: B1 : de kosten voor de gemeenschappelijke diensten; B2 : de kosten voor de klinische diensten B3 : de werkingskosten voor medisch-technische diensten; B4 : de kosten die gedekt worden door het bijzonder bedrag voorzien in artikel 99 van de wet op de ziekenhuizen evenals de kosten die op een forfaitaire wijze worden gedekt; B5 : kosten voor de werking van de ziekenhuisapotheek B6 : de kosten voortvloeiend uit de aanvullende voordelen, waarin voorzien wordt door de sociale akkoorden van 4 juli 1991, 22 november 1991, 1 maar...
Read more

Belgische S2-centra voor acute beroertezorg met invasieve procedures

Image
 Een beroerte (stroke) maakt deel uit van het  zogenaamde "First Hour Quintet" (FHQ) (severe trauma, respiratory failure, stroke, acute coronary syndrome, cardiac arrest) waarvan bekend is dat de evolutie en outcome sterk afhankelijk zijn van een tijdige medische interventie. Onder een tijdige interventie wordt begrepen een interventie binnen het uur na het optreden van de symptomen.  Jaarlijks worden ongeveer 25.000 Belgen door een beroerte getroffen. De kans op een goede uitkomst wordt in eerste instantie bepaald door de snelle toegang tot een acute (intraveneuze) beroertebehandeling (S1-centra). Sommige van deze patiënten dienen evenwel een mechanische verwijdering van een trombus te krijgen (trombectomie). Dat is een zeer gespecialiseerde invasieve behandeling die voortaan in gespecialiseerde centra wordt ondergebracht met erkenning voor het zorgprogramma voor acute beroertezorg met invasieve procedures (S2-centra). Het aantal patiënten met een beroerte dat voor een m...
Read more

Hervorming van de Belgische ziekenhuisfinanciering - struikelblokken & mogelijke hervormingsscenario's en hun voor- en nadelen

Inleiding De hervorming van de Belgische ziekenhuisfinanciering is al decennia onderwerp van debat. Hoewel de noodzaak tot hervorming breed wordt erkend -o.a. omwille van toenemende zorgkosten, vergrijzing en ongelijkheden - zijn er verschillende structurele en politieke obstakels die echte verandering bemoeilijken. De belangrijkste struikelblokken zijn: Complex institutioneel landschap België is een federale staat met bevoegdheden die onevenwichtig verspreid zijn over: Federale overheid (o.a. ziekenhuisfinanciering, RIZIV) Gemeenschappen en gewesten (o.a. preventie, infrastructuur) Deze versnippering leidt tot: Gebrekkige beleidscoördinatie (initiatieven, implementatie en organisatie) Trage besluitvorming Conflicten tussen bevoegdheidsniveaus (geen hiërarchie in bevoegdheden) Structurele versnippering: De financiering en bevoegdheden zijn verdeeld over het federale en regionale niveau (6e staatshervorming), wat hervormingen politiek complex maakt. Ziekenhuizen worden g...
Read more