Verbetering van de capaciteit en kwaliteit van verpleegafdelingen in een Belgisch ziekenhuis

 Inleiding

Het verbeteren van de capaciteit en de kwaliteit van zorg op verpleegafdelingen in Belgische ziekenhuizen vraagt om een holistische benadering die zowel strategische, tactische als operationele maatregelen omvat. Deze maatregelen moeten niet alleen gericht zijn op het verbeteren van de zorg, maar ook op het optimaliseren van de werkprocessen, personeelsinzet en patiëntveiligheid.

1. Strategische Maatregelen (3–5 jaar)

Strategische maatregelen zijn gericht op lange-termijnverbeteringen die de fundamenten leggen voor een duurzamer en efficiënter zorgmodel.

• Investeren in digitale zorginfrastructuur:
• Elektronisch Patiëntendossier (EPD) en eHealth-integratie op een ergonomische, efficiënte en effectieve wijze optimaliseren. Dit maakt het gemakkelijker voor verpleegkundigen om toegang te krijgen tot patiëntgegevens en beslissingen in real-time te nemen.
• Telemonitoring en digitale zorgtools ontwikkelen, vooral voor chronisch zieke of oudere patiënten, om onnodige ziekenhuisopnames te voorkomen of de zorg te verbeteren.
• Opleiding en capaciteitsopbouw van het verpleegkundig personeel:
• Specialisatie en professionalisering van verpleegkundigen bevorderen door gerichte opleidingen in gespecialiseerde zorggebieden zoals intensieve zorg, oncologie, of geriatrie.
• Leiderschapstrainingen voor verpleegkundig personeel om hen in staat te stellen als teamleiders of coördinatoren op te treden, wat de samenwerking en kwaliteit van de zorg verbetert.
• Optimalisatie van zorgpaden en zorgmodellen:
• Zorgpaden en multidisciplinaire samenwerking verbeteren door het integreren van verpleegkundigen in team-based zorgmodellen op basis van zorgproces analyse m.b.v. process-mining. Dit helpt de zorgcontinuïteit te waarborgen en de belasting te spreiden.
• Zorgmodellen zoals ‘patient-centered care’ implementeren, waarbij de patiënt centraal staat en de zorg wordt afgestemd op hun behoeften.
• Inzet van geavanceerde technologieën:
• Gericht investeren in robotica en AI voor administratieve ondersteuning en repetitieve taken om verpleegkundigen meer tijd te geven voor patiëntenzorg.
• Beleid voor personeelsplanning en behoud:
• Beleid ontwikkelen om personeelstekorten op de lange termijn te voorkomen door jong talent aan te trekken en verloop (draaideur-effect) te beperken door bijvoorbeeld aantrekkelijke arbeidsomstandigheden te creëren.

2. Tactische Maatregelen (1–3 jaar)

Tactische maatregelen zijn gericht op het verbeteren van de prestaties van de verpleegafdeling op een middellange termijn door processen en structuren te optimaliseren.

• Optimalisatie van personeelsroosters:
• Flexibele roosters introduceren, zodat verpleegkundigen kunnen inspelen op pieken in de werkdruk, zoals bij weekend- en nachtdiensten.
• Skill mix management: zorgen voor een balans tussen ervaren en minder ervaren verpleegkundigen om zowel de zorgkwaliteit te waarborgen als de werkdruk te verlichten.
• Patiëntenzorgtrajecten herstructureren:
• Herzien van de stroom van patiënten op de afdeling, inclusief early discharge-beleid (bijv. door uit te breiden met verpleegkundigen die snel ontslag kunnen voorbereiden) om op die capaciteit vrij te maken voor nieuwe acute patiënten.
• Focussen op zorgcontinuïteit: initiatieven opzetten om patiënten na ontslag direct door te verwijzen naar de huisarts of thuiszorg, en follow-up zorg te verbeteren.
• Versterken van de samenwerking met de eerste lijn:
• Verpleegkundigen i.s.m. de sociale dienst als schakel tussen ziekenhuis en huisarts: het verbeteren van de overdracht van patiënten naar huisartsen, vooral bij ontslag, door transmurale interdisciplinaire samenwerkingsprotocols te ontwikkelen en gezamenlijke zorgpaden te definiëren.
• Verbeteren van patiëntveiligheid:
• Zorgprocessen op een praktische manier standaardiseren om fouten te minimaliseren (bijv. middels checklists voor medicatiebeheer, valpreventie, of wondzorg). Gebruik process-mining voor de analyse van een reële werksituatie op de werkvloer om over-bureaucratisering en administratieve overlast te vermijden.
• Risicomanagement inbouwen door regelmatig evalueren van incidenten, klachten en bijna-missers en deze in een ‘blame-free’ cultuur op te nemen.
• Optimaliseren van teamcommunicatie:
• Dagelijkse huddles organiseren tussen verpleegkundigen en artsen om knelpunten in de zorg te bespreken en te prioriteren.
• Interdisciplinair overleg verbeteren door meer structuren te creëren voor samenwerking tussen verpleegkundigen, artsen, fysiotherapeuten, en andere zorgprofessionals.

3. Operationele Maatregelen (dagelijks/wekelijks)

Operationele maatregelen zijn gericht op het verbeteren van de dagelijkse werking en het snel oplossen van problemen die zich in de praktijk voordoen.

• Realtime patiënt- en personeelsmonitoring:
• Het gebruik van digitale dashboards om de status van patiënten, hun zorgbehoeften, en daardoor (variabele) werkbelasting van het personeel in realtime te monitoren. Dit stelt verpleegkundigen (diensthoofd) in staat om snel bij te sturen en de zorgbehoefte te optimaliseren in functie van de soms sterk fluctuerende zorgvraag doorheen de shift. Hierdoor kunnen organisatorische bottlenecks in kaart worden gebracht.
• Effectief management van administratieve taken:
• Zorgen voor administratieve ondersteuning voor verpleegkundigen zodat zij zich kunnen focussen op patiëntenzorg. Dit kan bijvoorbeeld door digitalisering van patiëntgegevens en administratieve taken te verbeteren (barcode, RFID).
• Verpleegkundige casemanagement:
• Bepaalde patiënten, zoals chronisch zieken, kwetsbare ouderen, of patiënten met een complexe zorgvraag, zouden moeten worden toegewezen aan een verpleegkundig casemanager die verantwoordelijk is voor het coördineren van hun zorg en het optimaliseren van hun zorgtraject.
• Feedback van patiënten en medewerkers:
• Dagelijkse patiënttevredenheidsmetingen (bijv. korte enquêtes of NPS) verzamelen en verwerken om onmiddellijk verbeterpunten op te pakken.
• Regelmatige feedbacksessies voor verpleegkundigen om te zorgen voor continue professionele ontwikkeling en om de werktevredenheid te verhogen.
• Escalatieplan voor drukke periodes:
• Vroegtijdig opschalen van zorgteams bij verhoogde druk, zoals tijdens pandemieën of seizoensgebonden pieken in ziekenhuisopnames (bijvoorbeeld via flexibele personeelsbezetting).

Belangrijkste Factoren die de Optimale Werking van Zorgprocessen Belemmeren:

• Personeelstekort en Burn-out:
• Gebrek aan voldoende gekwalificeerd personeel leidt tot overbelasting van verpleegkundigen, langere wachttijden voor patiënten en lagere zorgkwaliteit. Dit veroorzaakt burn-out en verloop onder het personeel.
• Onvoldoende Communicatie en Samenwerking:
• Gebrek aan goede communicatie tussen artsen, verpleegkundigen, andere zorgprofessionals en patiënten kan leiden tot misverstanden, vertragingen en fouten in zorgprocessen.
• Gebrek aan Flexibiliteit in Personeelsplanning:
• Starre personeelsroosters die geen rekening houden met fluctuaties in zorgbehoefte leiden tot inefficiëntie, te veel of te weinig personeel op kritieke momenten.
• Slechte Integratie van Technologie:
• Het niet optimaal implementeren en benutten van digitale zorgsystemen en EPD kan leiden tot dubbele administratie, inefficiëntie en beperkte toegang tot belangrijke patiëntgegevens, waardoor zorgprofessionals kostbare tijd en kwaliteit verliezen.
• Gebrek aan Duidelijke Zorgpaden:
• Onvoldoende realistisch gestandaardiseerde en geïntegreerde zorgpaden maken het moeilijk om patiënten op een efficiënte, effectieve en consistente manier door het zorgtraject te leiden, wat de zorgkwaliteit kan verminderen.
• Onvoldoende Patiënt- en Werkbelastingmanagement:
• Te veel patiënten voor te weinig verpleegkundigen leidt tot vertragingen, grotere werkdruk en lagere patiënttevredenheid. Tegelijkertijd kunnen patiëntenzorgpaden niet altijd goed op elkaar afgestemd worden (geplande versus ongeplande opnames).
• Onvoldoende Opleidingsmogelijkheden:
• Het gebrek aan training en bijscholing voor verpleegkundigen op het gebied van nieuwe technologieën of veranderende zorgmodellen leidt tot verminderde zorgkwaliteit en -efficiëntie.

Tot slot

Een Belgisch ziekenhuis kan de capaciteit en kwaliteit van zijn verpleegafdelingen verbeteren door een geïntegreerde benadering van strategische, tactische en operationele maatregelen. Dit omvat de optimalisatie van personeelsbeheer, investeringen in technologie, het verbeteren van zorgprocessen en het bevorderen van samenwerking en opleiding. Tegelijkertijd moeten de belemmeringen, zoals personeelstekorten en slechte communicatie, actief worden aangepakt om een efficiënte en patiëntgerichte zorg te garanderen.

Bronnen:

Verpleegkundige bestaffing voor een veilige(re) zorg in acute ziekenhuizen (KCE Rapport 325A, 2019)

Verpleegkundige bestaffing op Belgische intensieve zorgen afdelingen: impact van twee jaar COVID-19 pandemie (KCE Rapport 353A, 2022)

Verpleegkundige consultaties voor patiënten met complexe aandoeningen (KCE Rapport 373AS, 2023)