Vereisten van een modern EPD: administratieve lastreductie én datagedreven klinische meerwaarde
Inleiding
Elektronische patiëntendossiers (EPD’s) zijn tegelijk een cruciale infrastructuur voor veilige zorg en een bekende bron van administratieve belasting. In de literatuur wordt documentatiebelasting expliciet in verband gebracht met burnout, lagere tevredenheid en “work outside of work” (o.a. avond- en weekendregistratie). Daarnaast wordt slechte EPD-bruikbaarheid geassocieerd met hogere belasting en ongunstige werkervaringen.
Tegen deze achtergrond ontstaat een dubbele ontwerp- en governance-opgave: (i) minimaliseer registratielast voor artsen en verpleegkundigen, en (ii) maximaliseer de klinische herbruikbaarheid van data zodat zorgprocessen daadwerkelijk datagedreven kunnen worden ondersteund (kwaliteit, veiligheid, continuïteit, populatiemanagement).
Hier doe ik een bescheiden persoonlijk poging om m.i. enige relevante elementen te formuleren waaraan een modern EPD idealiter zou kunnen voldoen om beide doelen simultaan te realiseren. De eisen worden benaderd als een socio-technisch ontwerpvraagstuk: niet alleen “functionaliteit”, maar ook gebruikscontext, standaardisatie, governance, en continue optimalisatie.
Conceptueel kader: wat bedoelen we eigenlijk met “administratieve belasting” en “klinische data-waarde”?
Administratieve belasting is in recente syntheses niet één enkel construct, maar omvat meetbare én ervaren dimensies zoals: totale tijd in het EPD, tijd op verslaglegging, inbox- en notificatielast, tijd op orders, werk buiten geplande uren, workflow-fragmentatie en dubbele documentatie door gebrekkige integratie en standaardisering
Klinische data-waarde verwijst naar data die (a) begrijpelijk en betrouwbaar is in de directe (primaire) patiëntenzorg (beslissen, coördineren, overdragen), en (b) secundair herbruikbaar is voor kwaliteitsmeting, onderzoek, populatiezorg en procesverbetering, zonder dat hiervoor extra registratie rond dezelfde feiten nodig is.
Een modern EPD moet dus (1) registreren zo dicht mogelijk bij de zorgrealiteit, (2) data één keer correct vastleggen en meervoudig laten renderen, en (3) (syntactisch) interoperabel en semantisch eenduidig zijn zodat gegevens downstream automatisch in zorgpaden, beslisondersteuning en analyses kunnen worden ingezet.
Kernvereisten
1) Mensgericht ontwerp en aantoonbare bruikbaarheid (usability-by-design)
Een EPD dat administratieve last wil verlagen, moet systematisch volgens human-centred design worden ontwikkeld: expliciet begrip van gebruikers op de werkvloer, taken en context; iteratieve evaluatie; en ontwerpkeuzes die effectiviteit, efficiëntie en tevredenheid verbeteren. ISO 9241-210 verankert dit als normatief kader voor interactieve systemen.
Concreet impliceert dit eisen zoals:
- Taakgerichte schermen en minimale interactiekosten (minder contextswitches, minder “click burden”), omdat cognitieve belasting door EPD-gebruik in de literatuur expliciet als probleem wordt beschreven.
- Rol- en settingafhankelijke configuratie (spoed, consult, opname, thuiszorg) met voorspelbaar gedrag en consistente informatie-architectuur.
- Aantoonbare bruikbaarheid als acceptatiecriterium: niet alleen implementeren, maar meten (bijv. time-on-task, foutpercentages, tevredenheidsinstrumenten) en periodiek her-evalueren.
2) Workflow-congruentie en team-based documentatie als ontwerpeis
Bewijs en praktijkervaring wijzen erop dat belastingreductie vaak voortkomt uit herontwerp van werk rond het EPD, niet enkel uit extra features. Het National Academy of Medicine (NAM)-discussiepaper beschrijft “EHR optimization sprints”, herinrichting van inbox-stromen en team-based care (routing naar geschikte teamleden) als interventies die documentatietijd en ervaren last kunnen verlagen.
Daarnaast toont eenJournal of the American Medical Association (JAMA) Network Open-studie (2021-data) dat organisatie- en teamfactoren (zoals teamwork op orders en ondersteuning bij medicatie/refill) geassocieerd zijn met minder EPD-tijd per bezoek.
Daaruit volgen ontwerp- en inrichtingseisen:
- Fijnmazige taak- en roltoewijzing (wie doet wat, wanneer, met welke bevoegdheden) met routeerregels voor inbox, orders, protocollen en follow-up.
- Ondersteuning van parallelle samenwerking (multidisciplinair, verpleegkundig en paramedisch) met gedeelde werkqueues, duidelijke “ownership”, en status/hand-off-mechanismen.
- Eliminatie van dubbele documentatie door integratie: gebrekkige integratie en “double documentation” worden expliciet gerapporteerd als dissatisfier en bron van belasting.
3) Interoperabiliteit als randvoorwaarde voor lastreductie én datagedreven zorg
Interoperabiliteit (syntactisch, semantisch) is niet enkel een IT-doel; het is een directe hefboom tegen administratieve last (minder overtypen, minder zoekwerk, minder “document chasing”) en een noodzakelijke voorwaarde voor herbruikbare data. Op EU-niveau legt de European Health Data Space (EHDS) expliciet de nadruk op interoperabiliteit, veiligheid en (voor EHR-systemen) compliance- en certificeringsvereisten.
De Raad van de EU stelt bovendien dat EHR-systemen moeten voldoen aan specificaties van een European electronic health record exchange format (EEHRxF) om interoperabiliteit op EU-niveau te waarborgen.
Pragmatische technische eisen die hieruit volgen:
- Open, kwalitatief gestandaardiseerde data-uitwisseling via HL7 FHIR (API-gebaseerd): HL7 definieert FHIR als standaard voor elektronische uitwisseling van zorginformatie.
- Ondersteuning van een performante en substitueerbare (modulaire) app-laag via SMART on FHIR, zodat innovatie (bv. dashboards, pathway-apps, registratieluwe modules) kan worden ingeplugd zonder monolithische maatwerkbouw.
- Conformiteit met prioritaire gegevensdomeinen voor uitwisseling (zoals patiëntsamenvatting, e-prescriptie/-dispensatie, beeldvorming, testresultaten, ontslagrapport): deze categorieën zijn expliciet benoemd binnen het Europese uitwisselingsformat.
- Patient summary
- ePrescription
- eDispensation
- Medische beeldvorming + beeldvormingsverslagen
- Medische testresultaten (incl. labo/diagnostiek) + verslagen
- Ontslagrapporten
4) Semantische interoperabiliteit: codestelsels en minimale klinische datasets
Datagedreven zorgprocessen vereisen niet alleen dat data “transporteerbaar” is, maar ook dat de betekenis eenduidig is. Daarom moet een modern EPD:
- Gestandaardiseerde terminologie ondersteunen voor kernconcepten:
- SNOMED CT als brede klinische terminologie voor het coderen/klassificeren van klinische informatie.
- LOINC voor metingen, observaties en labo-/diagnostische resultaten.
- RxNorm (waar relevant in de zorgketen) als gestandaardiseerde naamgeving en semantische brug voor geneesmiddelterminologieën.
- Een minimalistisch maar klinisch bruikbaar kerngegevensmodel implementeren voor overdracht/continuïteit (bijv. patiëntsamenvatting/IPS-benadering), omdat dit aantoonbaar gericht is op veilige zorg “away from home” en de inspanning voor gegevensverzameling/uitwisseling kan verlagen.
Belangrijk is dat semantische standaardisatie niet mag ontaarden in extra klik- en codeerwerk. De eis is daarom: terminologie als “assistive layer” (suggesties, intelligente auto-codering waar verantwoord, validatie) in plaats van pure handmatige codering als default.
Het spanningsveld tussen gestructureerde registratie (velden, codes, selectielijsten) en vrije tekst (narratieve notities) is een klassiek, maar nog steeds actueel ontwerpvraagstuk in het EPD. Enerzijds is structuur essentieel voor hergebruik van data (beslisondersteuning tijdens het zorgproces, kwaliteitsmeting, wetenschappelijk onderzoek, RWD/RWE, populatiemanagement). Anderzijds is vrije tekst vaak superieur om klinische redenering, nuance, onzekerheid en context (bijvoorbeeld psychosociale factoren) adequaat vast te leggen. In de literatuur wordt dit beschreven als een fundamentele spanning tussen expressiviteit en flexibiliteit versus standaardisatie en herbruikbaarheid.
Een goed evenwicht is daarom geen compromis “50/50”, maar een doelbewuste allocatie: structureer wat je moet kunnen ondersteunen (tijdens het zorgproces), berekenen, (kwaliteit) bewaken of (primair/secundair) uitwisselen, en behoud een kwalitatief narratief waar je moet kunnen uitleggen, interpreteren en klinisch redeneren. Secundaire structurering van vrije tekst kan daarbij de workload verminderen om klinisch relevante gegevens te structureren voor primaire zorgprocesondersteuning en secundair gebruik.
5) Datakwaliteit, provenance en meetbaarheid: “data die men kan vertrouwen”
Datagedreven zorgprocessen (kwaliteitspaden, risicostratificatie, procesmonitoring) falen wanneer data incompleet, inconsistent of contextloos is (GIGO). Daarom moet het EPD borgen dat:
- Dataprovenance (bron, auteur/rol, tijdstip, context/encounter) expliciet wordt vastgelegd, zodat later duidelijk is wat een observatie betekent en onder welke omstandigheden ze is geregistreerd.
- Kwaliteitscontroles en feedbackloops ingebouwd zijn (validatieregels, completeness checks, inconsistentie-detectie), zonder de gebruiker te “straffen” met extra administratieve stappen.
- Objectieve belasting- en kwaliteitsmetingen mogelijk zijn via log- en timestampdata. Het meten van documentatiebelasting en voortgang van interventies (zoals totale EPD tijd, work outside work, inbox time) wordt in overzichtswerk expliciet als noodzakelijke stap gezien om verbeteringen te evalueren.
6) Klinische beslisondersteuning (CDS) die effectief is zonder alert fatigue
Een datagedreven EPD moet zorgkwaliteit ondersteunen via beslis- en procesondersteuning (klinische richtlijnen, zorgtraject-ondersteuning, order sets, signalering). Tegelijk is overmatige of slecht getimede alerting een bekende faalfactor (alert fatigue). De literatuur over CDS-optimalisatie en stewardship benadrukt multipronged optimalisatie, governance en het beperken van interruptieve alerts tot waar ze klinisch waardevol zijn.
Eisen zijn daarom:
- Contextgevoelige CDS (patiëntcontext, setting, rol) met aantoonbare klinische relevantie.
- Alert-governance (monitoring override rates, periodieke review, de-implementatie van “laagwaardige” alerts).
- Transparantie over redeneerregels en datagebruik, zodat clinici vertrouwen houden in aanbevelingen.
7) Privacy, informatiebeveiliging en toegangsbeheer als enabling (niet als remmend) ontwerpprincipe
Gezondheidsgegevens vallen onder de GDPR onder “bijzondere categorieën” en vereisen strengere voorwaarden en waarborgen.
Daarnaast vraagt de EHDS expliciet om strikte veiligheidseisen voor EHR-systemen.
Voor lastreductie is de kern dat security niet mag leiden tot omslachtige workarounds, maar geïntegreerd moet zijn via:
- Sterke authenticatie en autorisatie (rol, behandelrelatie/therapeutische relatie waar van toepassing), met auditability.
- Least privilege en break-glass-patronen voor noodsituaties, mét logging.
- Pragmatische single sign-on en sessiebeheer (zeker in acute settings), bij voorkeur volgens open standaarden binnen het interoperabiliteitsmodel (SMART on FHIR gebruikt gestandaardiseerde autorisatiepatronen).
Tot slot
Een modern, kwalitatief, efficiënt en effectief EPD dat tegelijk administratieve belasting minimaliseert en de klinische bruikbaarheid van data maximaliseert, moet worden ontworpen als een mensgericht, workflow-congruent en (internationaal) syntactisch en semantisch interoperabel platform. De kern is niet “meer registreren”, maar slimmer registreren: integratie die dubbele documentatie elimineert, team-based taakverdeling die inbox- en orderlast reduceert, en syntactische en semantische standaardisatie die data direct herbruikbaar maakt voor zorgpaden, kwaliteitssturing en beslisondersteuning. EU-beleid (EHDS/EEHRxF) versterkt deze richting door interoperabiliteit en veiligheid als markttoelatings- en uitwisselingsvoorwaarden te positioneren, waardoor “lokale optimalisatie” steeds meer samenvalt met “grensoverschrijdende bruikbaarheid” (vermijden van "parochiale standaarden", Belgicismen, gold-plating en sugarcoating in nationale regelgeving).
De praktische implicatie is dat EPD-selectie en -doorontwikkeling niet primair een IT-project is, maar een continu klinisch verbeterprogramma met klinisch relevante meetbare doelen (budget, tijd, kwaliteit, veiligheid, resultaat), gedragen door klinische teams en ondersteund door open internationale standaarden.
Dit alles primair in het belang van het dagdagelijks werk van onze zorgverleners op de werkvloer en van onze patiënten. Zonder bruikbare en klinisch relevante primaire data ook geen relevante data voor secundair gebruik. Je bouwt geen (secundair) gebouw op wankele (primaire) fundamenten.
Je kan dit alles desgewenst omzetten naar een toetsbaar klinisch relevant eisenkader (MoSCoW of ISO/IEC 25010-achtig) met concrete acceptatiecriteria en zinvolle KPI’s voor “administratieve last” en “klinische datakwaliteit”.
NB: In de EU-context betekent gold-plating dat een lidstaat bij het omzetten van een EU-richtlijn naar nationale wetgeving extra, strengere eisen toevoegt die verder gaan dan het EU-minimum, wat leidt tot intra-Europese barrières, hogere kosten en lasten voor bedrijven, terwijl sugar coating (minder formeel) een vergelijkbare actie kan beschrijven, waarbij regels 'verfraaid' worden, maar het meer gaat om het presenteren als verbetering, terwijl het in de kern ook een extra laag is die de implementatie ingewikkelder maakt, vergelijkbaar met de 'vergulde hamer' die duurder wordt zonder per se beter te werken.
Bronnen (selectie)
European Commission. European Health Data Space Regulation (EHDS).
Council of the EU (21 Jan 2025). Council adopts new regulation improving cross-border access to EU health data (EHDS).
European Commission. eHealth Network / European electronic health record exchange format (EEHRxF).
EHRxF portal. Priority categories of data for primary use (EHRxF).
TEHDAS2 - Second Joint Action Towards the European Health Data Space.
Wang et al. (2024). Technical Brief No. 47: Measuring Documentation Burden in Healthcare (EHRA/AMIA context).
NCBI Bookshelf. Measures of Documentation Burden - Measuring Documentation Burden in Healthcare.
Shah et al. (2020). Electronic Health Record Optimization and Clinician Well-Being: A Potential Roadmap Toward Action (NAM Perspectives).
JAMA Network Open (2023). System-Level Factors and Time Spent on EHRs by Primary Care Physicians.
ISO. ISO 9241-210:2019 Ergonomics of human-system interaction - Part 210: Human-centred design for interactive systems.
HL7. FHIR Overview (HL7 FHIR Specification).
HealthIT.gov. Standards: HL7 FHIR - Health Level 7 (HL7) Fast Healthcare Interoperability Resources (FHIR).
Mandel et al. (2016). SMART on FHIR: a standards-based, interoperable apps platform for electronic health records.
Van Dort et al. (2020) en Chaparro et al. (2022). Optimizing clinical decision support alerts in electronic medical records: a systematic review of reported strategies adopted by hospitals.
Regenstrief Institute / LOINC. LOINC data standards.
U.S. National Library of Medicine. Health Data Standards and Terminologies - A Tutorial.
U.S. National Library of Medicine. SNOMED CT.
U.S. National Library of Medicine. RxNorm.
EUR-Lex. Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) – legal text.
EuroNews. 'Europe's existential crisis': ECB's Lagarde calls for urgent reforms.
Chaparro, J. D., Beus, J. M., Dziorny, A. C., Hagedorn, P. A., Hernandez, S., Kandaswamy, S., ... & Orenstein, E. W. (2022). Clinical decision support stewardship: best practices and techniques to monitor and improve interruptive alerts. Applied Clinical Informatics, 13(03), 560-568.
Gorby JH, Johnson LW, Nurses' notes cost money--so why not simplify them and economize?, Modern hospital, 1953, 81.4: 54-56
Rosenbloom, S. T., Denny, J. C., Xu, H., Lorenzi, N., Stead, W. W., & Johnson, K. B. (2011). Data from clinical notes: a perspective on the tension between structure and flexible documentation. Journal of the American Medical Informatics Association, 18(2), 181-186.
