Turnaround time (TAT) optimaliseren in medisch-technische diensten: strategische, tactische en operationele hefbomen

Inleiding: wat is TAT en waarom telt het?

Turnaround time (TAT) is de doorlooptijd tussen een aanvraag en het bruikbare resultaat: van aanvraag tot uitvoering én beschikbaarheid van een gevalideerd verslag/therapie/medicatie. In een Belgisch ziekenhuis beïnvloedt een korte en voorspelbare TAT de klinische uitkomsten (snellere diagnose/therapie), patiëntervaring (minder wachten), de verantwoorde ligduur en daarmee onrechtstreeks ook parameters die inwerken op financiering (BFM) en capaciteit. Hieronder probeer ik een samenhangende aanpak op drie niveaus uit te werken  - strategisch, tactisch en operationeel - plus dienstspecifieke accenten voor radiologie, radiotherapie, dialyse, klinisch labo en apotheek.

Strategisch (1–3 jaar): richting, architectuur en governance

1. Formuleer TAT als kern-KPI met SLA’s

Definieer per flow (spoed, intensieve, gehospitaliseerd, ambulant) concrete TAT-definities:

• Radiologie: order→start, start→einde, einde→voorlopig verslag, voorlopig→gevalideerd verslag.
• Labo: afname→aankomst, aankomst→resultaat (STAT vs routine).
• Apotheek: order→klinische validatie, validatie→uitgifte/bedside-beschikbaarheid.
• Radiotherapie: verwijzing→eerste consult, CT-sim→plan-goedkeuring, goedkeuring→eerste fractie.
• Dialyse: indicatie→opstart (acuut), sessie→stoel-turnover.

Leg SLA’s vast per prioriteit (STAT/urgent/routine) en bron (Spoed, INZO, OK, verpleegafdeling, polikliniek).

2. Digitale ruggengraat en datamodellering

Zet in op end-to-end tijdstempels (time-stamps) via EPD/Computerized Physician Order Entry (CPOE) + RIS/PACS, LIS/middleware, apotheek-IS en RT-Treatment Planning System (TPS)/Regions Of Interest (ROIS). Voorzie één enterprise data model met realtime dashboards en processmining om bottlenecks zichtbaar te maken. 

3. Capaciteits- en netwerkstrategie

Ontwikkel een meerjarenplan voor modaliteitenmix en uptime (CT/MRI-uren, lineaire versnellers, analyzers, compounding-capaciteit, dialyseposten) en regionale samenwerkingen (nacht-radiologie, referentielabo’s, uitwijkmogelijkheid bij downtime). Contracteer preventief onderhoud buiten piekuren.

Compounding verwijst naar het proces waarbij medicatie op maat worden bereid, meestal op basis van specifieke voorschriften van artsen. Dit kan het mengen van verschillende ingrediënten in een ziekenhuisapotheek omvatten, zoals het bereiden van injecties, infusies, of andere op maat gemaakte farmaceutische bereidingen.

4. Kwaliteit & veiligheid als randvoorwaarde

Borg ISO-15189 (labo), ((inter-)nationale) kwaliteitsnormen, medicatieveiligheid en radioprotectie. TAT-winst mag nooit ten koste gaan van klinische kwaliteit en veiligheid.

ISO 15189 is een internationale norm die de eisen voor kwaliteit en competentie van medische laboratoria vastlegt. Het is specifiek ontworpen voor medische laboratoria en stelt eisen aan hun managementsystemen en competentie, met als doel het leveren van betrouwbare en kwalitatief hoogstaande diagnostische resultaten

Tactisch (1–12 maanden): procesontwerp, personeelsmix en scheduling

1. Segmenteren en differentiëren van stromen

Maak aparte zorgpaden voor spoedopnames/INZO, gehospitaliseerd en ambulant. Voor sterk voorspelbare geplande routine (bv. poliklinische echo) richt je high-volume, low-variation slots in; voor spoed creëer je beschermde capaciteit.

2. Slimme planning en blokbeleid

• Radiologie: blokken per protocol (CT thorax vs abdomen), coil-clusters (MRI) om omsteltijd te beperken.
• Radiotherapie: vast sjabloon per techniek (3D-CRT, IMRT/VMAT, SRS), dagblok voor QA.
• Dialyse: shiften met vaste starttijden, transportvensters, bufferstoelen voor onverwachte opnames.
• Labo: STAT-lijn 24/7, routine in waves om analyzer-bezetting te optimaliseren.
• Apotheek: batching voor vaak gebruikte bereidingen + 'cut-off times' per afdeling.

3. Teamdesign en flexibele inzet

Cross-training (bv. laboranten/medisch laboratoriumtechnologen (MLT’s) tussen pre-analytisch en analyse-straat; apothekersassistenten tussen compounding en Automated Dispensing Cabinet (ADC)-logistiek). Escalatie-huddles (spoed–radiologie–labo–apotheek) op vaste tijdstippen, met duidelijke 'owner of the minute'.

MLT’s tussen pre-analytisch en analyse-straat: medisch laboratoriumtechnologen die flexibel schakelen tussen de pre-analytische zone (ontvangst/triage/voorbewerking van stalen) en de geautomatiseerde analysecorridor (“analyse-straat”). Ze fungeren als brug/“floaters” om pieken op te vangen, blokkades te verhelpen en TAT stabiel te houden.

4. Standaardisatie & digitale decision support

• Bestelsets en protocollen in CPOE (contrast/geen contrast, MR-veiligheid, lab-reflexregels, medicatiestandaarden).
• Autoverificatie (labo) en AI-triage (radiologie: ICH/PE/CT-stroke alerts) waar bewezen.
• Smart-pump bibliotheken en klinische beslissingsondersteuning bij medicatievalidatie.

Lab-reflexregels verwijzen naar een automatisch mechanisme in een LIS (Laboratorium Informatie Systeem) waarbij op basis van testresultaten of bepaalde criteria een vervolgtest of actie automatisch wordt geordend of gesuggereerd. Dit betekent dat als een bepaalde waarde of bevinding uit een laboratoriumtest buiten een vooraf gedefinieerd bereik valt, het systeem automatisch een aanvullende test of diagnostisch onderzoek aanvraagt zonder dat de arts of laborant dit handmatig hoeft te doen.

Intracranial Haemorrhage/Pulmonary Embolism/CT-stroke alerts zijn (meestal AI-gestuurde) spoedmeldingen die automatisch worden gegenereerd op basis van CT-beelden om kritieke bevindingen razendsnel te signaleren en de casus bovenaan de werklijst te zetten.

Medicatie-reconciliatie (= medication reconciliation) is het systematisch vergelijken en verzoenen van alle medicatie die een patiënt effectief gebruikt (thuismedicatie, OTC, kruiden, inhalatoren, pleisters, insulines, enz.) met wat er voorgeschreven wordt in het ziekenhuis. Doel: onbedoelde discrepanties (weglatingen, dubbele therapie, foute dosissen/frequenties/wegen) opsporen, corrigeren, en de uitkomst documenteren en communiceren.

5. Logistiek en transport

Pneumatische buis met specimen-traceerbaarheid, fallback voor kwetsbare stalen; Automated Dispensing Cabinets (ADC's) op afdelingen met slimme PAR-niveaus (Periodic Automatic Replenishment); just-in-time contrast- en materiaalvoorziening aan modaliteiten.

Operationeel (dag-tot-dag): flow, waste-reductie en zichtbaarheid

1. Lean-routine

5S op kamers, werkstraten en opslag; Single-Minute Exchange of Die (SMED)-principes (MRI-coilwissels, apotheekomstellingen); andon-achtige oproep bij blokkades (bv. wacht op contrast/arts handtekening).

De 5S-methode bestaat uit vijf Japanse woorden, die elk een stap in het proces vertegenwoordigen. Elke stap helpt bij het structureren en optimaliseren van de werkomgeving, waardoor teams sneller, efficiënter en veiliger kunnen werken: Seiri (Sorteren), Seiton (Schikken), Seiso (Schoonmaken), Seiketsu (Standaardiseren), Shitsuke (Volhouden).

SMED (Single-Minute Exchange of Die) is een Lean-principe dat is ontworpen om de tijd die nodig is voor het omstellen of omwisselen van machines of apparatuur in productieprocessen te minimaliseren. Het doel van SMED is om de omsteltijd (changeover time) te verkorten, zodat machines en apparatuur sneller weer inzetbaar zijn voor productie of andere processen, wat leidt tot hogere efficiëntie en flexibiliteit.

Een andon-achtige oproep bij blokkades verwijst naar het gebruik van een visueel of digitaal waarschuwingssysteem om problemen of blokkades in een werkproces snel zichtbaar te maken en actie te ondernemen om deze te verhelpen. 

2. Patiënt-voorbereiding en no-show-reductie

SMS/e-mail met duidelijke prep-instructies (nuchter, medicatie, hydratatie), e-check-in, MR-veiligheidsvragenlijst vooraf, e-consent. Voor sedatie/contrast: pre-screening en lab vooraf.

3. Voorraad & uptime

Kritische verbruiksgoederen (contrast, reagentia, dialysefilters, cytostatica-grondstoffen) met kanban en safety stock; preventief onderhoud en snelle first-line fix (reserve-coils, spare analyzer-modules).

Kanban: een pull-systeem voor voorraadaanvulling met visuele (of digitale) signalen. Je vult pas aan als een signaal (kaart/bin/scan) zegt dat het nodig is.

Safety stock: extra “buffer”-voorraad om variatie in vraag en/of levertijd op te vangen zodat je geen stockouts krijgt.

5. Realtime zichtbaarheid

Live TAT-borden per dienst (groen - oranje - rood), wachttijdschattingen voor Spoed/afdelingen, automatische alerts bij overschrijding SLA.

6. Continu verbeteren

Dagstart met "yesterday’s TAT", oorzaken top 3, één PDCA-actie, en eigenaarschap tot sluiting.

Dienstspecifieke accenten

1) Medische beeldvorming (RX, echo, CT, MRI)

• Pre-scan: e-screening (allergie, eGFR), contrast-voorraad bij het toestel, fast-track voor Spoed-CT (stroke/trauma-paden), protocolbibliotheek per indicatie.
• In-scan: batching per coil/protocol, automatische protocollering, technische checks om herhalingen te vermijden.
• Post-scan: spraakherkenning + gestructureerde verslagtemplates, AI-prioritisering voor kritieke bevindingen; rad-path en MDO-afspraken voor snelle validatie.
• Capaciteit: extended hours op piekdagen, sedatie-slots gebundeld, dedicated add-on slot voor spoeddienst.
• KPI’s: mediane order→start (Spoed < routine), einde→voorlopig verslag, voorlopige→validatie, recall-rate.

2) Radiotherapie

• Planning-traject verkorten: standaardsjablonen, AI-segmentatie en contourreview, plan-libraries voor palliatieve 1-fractie schema’s, vaste QA-vensters.
• Triageren: palliatie en spinale compressie met same/next-day slot; curatief in voorspelbare paden.
• Behandeling: gestandaardiseerde set-ups, dagelijkse IGRT-workflow, taakdelegatie (therapisten vs fysici vs arts).
• KPI’s: verwijzing→consult, CT-sim→plan-goedgekeurd, goedgekeurd→eerste fractie, on-time starts.

3) Nierdialysecentrum

• Stoel-turnover: vast schoonmaak-/desinfectie-protocol, materiaal pre-kitten, parallelle af- en aankoppelteams bij piek.
• Planning: rittenplanning met vervoerder, buffercapaciteit voor acute dialyse (INZO/Spoed), duidelijke cutoff voor laatste starttijd.
• Continuïteit: waterkwaliteit en machine-uptime; reserveposten en backup-OS.
• KPI’s: indicatie→opstart (acuut), no-show rate, stoel-bezettingsgraad, turnover-tijd.

4) Klinisch laboratorium

• Pre-analytisch: vaste afname-rondes op afdelingen, Spoed-STAT-pod of mini-satelliet, eID-/barcode-check, buiskeuze en vulvolumes standaardiseren; hemolyse/klontering minimaliseren.
• Analytisch: autoverificatie op duidelijke regels (delta-checks, kritieke waarden), batching waar zinvol, QC/kalibraties buiten piek.
• Post-analytisch: kritieke waarden → automatische call-out met bevestigde ontvangst; EPD-alerts.
• KPI’s: afname→aankomst, aankomst→resultaat (STAT/ routine), autoverificatie-graad, pre-analytische foutpercentages.

5) Ziekenhuisapotheek

• Orderflow: klinische validatie met prioritering (Spoed/INZO/OK boven routine procedures), standaardconcentraties en order sets beperken telefoontjes.
• Uitgifte & bereiding: ADC’s op afdelingen voor first-dose/urgent, robotica voor IV-bereiding waar mogelijk, batching van veelgebruikte spuiten/zakken, pneumatische buis voor spoed (met cold-chain-beperkingen in achtname).
• Logistiek: PAR-niveaus per afdeling, track-&-trace, shortage management en therapeutische alternatieven vooraf afgestemd met medische staf.
• KPI’s: order→validatie, validatie→uitgifte/bedside, ADC-stockouts, herhaaltelefoons/clarifications.

Meetplan en transparantie

• Dashboards per dienst én overkoepelend (cockpit), uitgesplitst naar bron, prioriteit en dagdeel.
• Pareto-analyse van oorzaken bij SLA-overschrijdingen.
• Pareto-analyse van oorzaken bij SLA-overschrijdingen is het systematisch bepalen welke paar oorzaken het merendeel van je SLA-missers of vertragingminuten veroorzaken (80/20-principe). Je telt en rangschikt oorzaken van groot naar klein, tekent een Pareto-diagram (balken + cumulatieve lijn) en focust je verbeteracties op de “vital few”.
• Maandelijkse review in het ziekenhuisbreed TAT-comité (arts, verpleegkunde, IT, logistiek, techniek, kwaliteit).
• Patiëntcommunicatie: zichtbare wachttijdschattingen en terugkoppeling bij vertraging.

Tot slot

Turnaround time (TAT) verbeteren vraagt geen enkel “magisch” project, maar consequent leiderschap + datagedreven standaardisatie + slimme planning. Door stromen te scheiden, capaciteit te beschermen voor spoed, omsteltijd te minimaliseren, digitale triage en autoverificatie te benutten, en elke dag zichtbaar te maken waar het stokt, verkort je wachttijden zonder veiligheidscompromis. 

Dat vertaalt zich in betere klinische uitkomsten, tevreden patiënten en efficiëntere benutting van werkingsmiddelen in het Belgische financieringskader (Budget Financiële Middelen).