Verbetering van de Capaciteit en Kwaliteit van Verpleegkundige Codering in het Kader van de Minimale Ziekenhuis Gegevens (MZG) en het Budget Financiële Middelen (BFM)
Inleiding
In de belgische gezondheidszorg, en specifiek in Belgische ziekenhuizen, speelt de verpleegkundige codering van zorggegevens een cruciale rol in de organisatie van zorgkwaliteit en de toekenning van financiële middelen. De Minimale Ziekenhuis Gegevens (MZG) en het Budget Financiële Middelen (BFM) zijn belangrijke instrumenten voor de rapportering van zorgdata, waarbij correcte codering van verpleegkundige gegevens (VG-MZG) essentieel is om de zorgverlening adequaat te monitoren en te financieren.
Hier wil ik de de strategische, tactische en operationele maatregelen bekijken die een Belgisch ziekenhuis kan nemen om de capaciteit en kwaliteit van zijn verpleegkundige codering te verbeteren. Daarnaast wil ook de belangrijkste belemmerende factoren bekijken voor de optimale registratie van verpleegkundige gegevens.
1. Strategische Maatregelen: Ziekenhuisbreed en Lange Termijn
Strategische maatregelen betreffen ziekenhuisbrede initiatieven die de lange-termijnvisie over gegevenskwaliteit, zorgfinanciering en kwaliteitsverbetering aansteken. Het ontwikkelen van een duurzaam systeem voor gegevensregistratie vraagt om een duidelijke strategische aanpak.
a. Opnemen van Verpleegkundige Codering als Beleidsprioriteit
Een ziekenhuis dient verpleegkundige codering en gegevenskwaliteit als strategische pijler te integreren binnen zijn bredere zorg- en kwaliteitsbeleid. Dit kan door expliciet vast te leggen dat volledige en accurate registratie van verpleegkundige gegevens in het verpleegkundig dossier een fundamenteel onderdeel is van zorgkwaliteit. De verbinding tussen zorgregistratie en financiële gevolgen moet verduidelijk worden, aangezien zorgprestatie en financiën (via BFM) direct verbonden zijn.
b. Opleiden van Gegevensprofessionals
Het aanstellen van een Chief Nursing Data Officer (CNDO) of een MZG-coördinator is een strategisch middel om de verantwoordelijkheid voor de datakwaliteit in het ziekenhuis centraal te organiseren. Deze functionaris moet de ontwikkeling, implementatie en evaluatie van datastandaarden sturen en zorgen voor consistentie in de zorgregistratie.
c. Investeren in Technologie en Infrastructuur
Een moderne digitale infrastructuur is essentieel voor de optimalisatie van verpleegkundige codering. Het ziekenhuis zou moeten investeren in elektronische verpleegkundige dossiers (EVD) die zijn geïntegreerd met de VG-MZG-systemen, zodat het zorgproces naadloos overgaat in de registratie. Interoperabiliteit van systemen tussen zorgverleners en administratieve afdelingen is een belangrijke vereiste.
2. Tactische Maatregelen: Afdelings- en Middelkaderniveau, Middellange Termijn
Op tactisch niveau draait het om het optimaliseren van verpleegkundige processen, het ondersteunen van medewerkers en het ontwikkelen van samenwerking tussen afdelingen.
a. Procesoptimalisatie en Standaardisatie
Ziekenhuizen zouden zorgprocessen moeten stroomlijnen om dubbele registratie te vermijden. Standaardisatie van coderingen en het gebruik van gestructureerde zorgplannen en zorgmodellen (zoals NANDA, NIC, NOC) kunnen de consistentie van de gegevensregistratie verbeteren. Daarnaast zou het ziekenhuis gebruik moeten maken van gestandaardiseerde keuzelijsten en coderingstools, die het werk van verpleegkundigen aanzienlijk vereenvoudigen.
NANDA verwijst naar de North American Nursing Diagnosis Association, een internationale organisatie die een gestandaardiseerde lijst van verpleegkundige diagnoses heeft ontwikkeld. Deze diagnoses beschrijven de gezondheidsproblemen van patiënten die kunnen worden aangepakt door verpleegkundigen.
NIC is een systeem voor het classificeren van verpleegkundige interventies (zorgactiviteiten). Het biedt een uitgebreide lijst van interventies die verpleegkundigen kunnen toepassen om de gezondheidstoestand van de patiënt te verbeteren op basis van de gediagnosticeerde problemen (zoals gedefinieerd door NANDA).
NOC is een systeem dat wordt gebruikt om de verwachte uitkomsten van de verpleegkundige interventies te meten. Het biedt een lijst van meetbare uitkomsten die aangeven hoe goed de patiënt reageert op de zorginterventies.
Het Samenspel Tussen NANDA, NIC en NOC
- NANDAidentificeert het probleem (bijv. acute pijn).
- NIC geeft aan welke interventie(s) moeten worden uitgevoerd (bijv. pijnbeheersing).
- NOC meet of de zorginterventie het beoogde resultaat heeft opgeleverd (bijv. vermindering van pijn).
Samen vormen NANDA, NIC en NOC een gestandaardiseerd raamwerk voor het plannen, uitvoeren en evalueren van verpleegkundige zorg, wat de kwaliteit van de zorg verbetert en helpt bij het vastleggen van de zorg in patiëntendossiers.
b. Feedbackmechanismen en Data-analyse
Het regelmatig uitvoeren van interne kwaliteitsaudits is cruciaal om het niveau van gegevensregistratie te evalueren. Het ziekenhuis dient daarvoor een cultuur te ontwikkelen waarin feedback over de kwaliteit van de gegevensregistratie snel en transparant wordt gedeeld met de betrokken verpleegkundigen en andere zorgprofessionals. Benchmarking tussen afdelingen kan waardevolle inzichten bieden voor verbeteringen. Hierdoor kan het ziekenhuis snel inspelen op mogelijke inconsistenties in de gegevensregistratie.
c. Samenwerking tussen Verpleegkundigen en Coderingsexperts
Om een hoge gegevenskwaliteit te waarborgen, moeten verpleegkundigen, verpleegkundige en medische coderingsexperts en ICT-specialisten regelmatig samenwerken. Het creëren van een team van verpleegkundige datacoaches of superusers die verantwoordelijk zijn voor het ondersteunen van de verpleegkundige registratie en codering op afdelingsniveau kan de kwaliteit van de gegevensregistratie aanzienlijk verbeteren.
3. Operationele Maatregelen: Dagelijks Beheer en Korte Termijn
De operationele maatregelen betreffen de dagelijkse praktijk op verpleegafdelingen, waar verpleegkundigen en zorgpersoneel direct verantwoordelijk zijn voor het verzamelen en registreren van gegevens.
a. Gebruiksvriendelijke Digitale Oplossingen
De technologie die wordt ingezet voor gegevensregistratie moet gebruiksvriendelijk (ergonomisch) zijn. Het gebruik van kwalitatieve keuzelijsten in plaats van vrije tekstvelden, en het invoeren van gegevens die direct gekoppeld zijn aan het zorgproces (ne de codering) , maakt de registratie eenvoudiger en minder tijdrovend. De tijd die verpleegkundigen besteden aan administratieve taken moet minimaal zijn, zodat zij zich kunnen concentreren op zorgverlening (handen aan het bed van de patiënt).
b. Tijd en Prioritering
Verpleegkundigen ervaren vaak tijdsdruk en moeten snel beslissingen nemen in hun dagelijkse werkzaamheden. Het ziekenhuis moet ervoor zorgen dat er voldoende tijd is voor systematische en volledige registratie van zorgactiviteiten. Dit kan door extra tijd te reserveren voor administratieve taken of door efficiëntere werkmethoden te ontwikkelen die registratie optimaliseren zonder afbreuk te doen aan de zorgkwaliteit.
c. Korte Cyclus van Opleiding en Training
Gezondheidszorgpersoneel, in het bijzonder verpleegkundigen, moet regelmatig worden bijgeschoold in de standaarden voor verpleegkundige codering en het belang ervan voor de zorgfinanciering. Korte, praktijkgerichte e-learningmodules kunnen helpen om medewerkers snel en effectief bij te scholen, terwijl ze ook gebruik kunnen maken van feedback over hun eigen registratieniveaus.
4. Belangrijkste Belemmerende Factoren voor Optimale Registratie
Ondanks de inspanningen die worden geleverd, zijn er verschillende belemmeringen die de optimale registratie van verpleegkundige gegevens kunnen verhinderen. Deze factoren kunnen zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau optreden.
a. Tijdsdruk en Personeelstekort
Een van de grootste obstakels voor een volledige en correcte gegevensregistratie is de voortdurende tijdsdruk en het personeelstekort in ziekenhuizen. Verpleegkundigen moeten vaak kiezen tussen het verlenen van zorg aan patiënten en het registreren van gegevens, wat leidt tot een verwaarlozing van administratieve taken. Deze situatie kan leiden tot onvolledige of onnauwkeurige registratie, wat invloed heeft op zowel de zorgkwaliteit als de financiële verantwoording (Budget Financiële Middelen, BFM).
b. Gebrekkige Digitale Systemen
Veel ziekenhuizen kampen met (legacy) verouderde ICT-systemen die niet goed geïntegreerd zijn of moeilijk te gebruiken zijn. Het ontbreken van een gebruiksvriendelijke interface en beperkte interoperabiliteit tussen systemen kan de efficiëntie van het registreren van verpleegkundige gegevens ernstig belemmeren.
c. Onvoldoende Kennis en Opleiding
Veel zorgverleners zijn zich onvoldoende bewust van de financiële en zorggerelateerde impact van hun gegevensregistratie. Zonder de juiste opleidingen en informatie kan er een gebrek aan motivatie zijn om gegevens correct en volledig in te vullen.
d. Perceptie van Registratie als Administratieve Last
Verpleegkundigen ervaren het registreren van zorg vaak als administratieve overhead. Als de registratie niet onmiddellijk gekoppeld lijkt te zijn aan de patiëntenzorg, kan het als tijdsverspilling worden gezien, wat leidt tot mindere nauwkeurigheid in de codering.
Tot slot
Het verbeteren van de verpleegkundige codering in het kader van de Minimale Ziekenhuis Gegevens (MZG) en het Budget Financiële Middelen (BFM) vereist een strategische benadering waarbij ziekenhuismanagement, verpleegkundigen, ICT en coderingsexperts samenwerken. Door strategische investeringen in technologie en opleiding, tactische procesoptimalisatie, en operationele maatregelen zoals gebruiksvriendelijke systemen en voldoende tijd voor registratie, kan de kwaliteit van de zorgregistratie aanzienlijk verbeteren. Tegelijkertijd moeten obstakels zoals tijdsdruk, gebrekkige digitale ondersteuning en gebrek aan opleiding actief worden aangepakt om te zorgen voor een systematische en consistente registratie van verpleegkundige gegevens.
Bronnen:
Verpleegkundige bestaffing voor een veilige(re) zorg in acute ziekenhuizen (KCE Rapport 325A, 2019)
Verpleegkundige consultaties voor patiënten met complexe aandoeningen (KCE Rapport 373AS, 2023)
Minimale Ziekenhuis Gegevens (MZG)
MZG Richtlijnen (FOD VVVL)
