Digitalisering via het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) kan de arts-patiënt relatie zowel versterken als belemmeren.
Inleiding
Digitalisering via het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) kan de arts-patiënt relatie zowel versterken als belemmeren. De uitkomst hangt zelden af van “het EPD” als product, maar bijna altijd van ergonomie: hoe goed sluit het EPD aan op mens (cognitieve belasting, aandacht, motoriek), taak (klinisch redeneren, documenteren, beslissen) en context (praktijk- of ziekenhuis-workflow).
Hieronder wil ik een persoonlijke visie geven op (1) hoe een EPD de klinisch efficiënte en effectieve arts-patiënt relatie kan faciliteren, (2) welke negatieve effecten ontstaan door een niet-ergonomische bureaucratisering, en (3) waar je in het ontwerp, de inrichting en het gebruik van een EPD op moet letten om de registratielast van artsen en verpleegkundigen aantoonbaar te verlagen.
1) Hoe een EPD de ergonomie van de arts-patiënt relatie kan versterken
1.1 Aandacht voor het gesprek, niet voor het scherm
- Triade-opstelling: het scherm zó plaatsen dat arts en patiënt samen naar informatie kijken (meekijken met labocurves, beeldvorming, medicatie). Dat maakt het dossier een gespreksinstrument in plaats van een barrière.
- Context-first schermen: het EPD opent bij de reden van komst, probleemlijst en recentste acties; geen “lege” forms. Dit reduceert zoekwerk en klik-overbelasting ("klikitis")
1.2 Klinisch redeneren ondersteunen
Probleem-georiënteerde dossieropbouw: notities en orders per klinisch probleem, zodat het klinisch verhaal coherent blijft en follow-up helder is.
Beslisondersteuning op de juiste plaats en het juiste moment: medicatieveiligheid (farmacovigilantie), labo-herinneringen en richtlijnsuggesties die in-line/synchroon meelopen met de klinische workflow van het zorgproces (bij het ordermoment), niet achteraf als losse taak.
1.3 Samen beslissen en educatie
- Visuele samenvattingen (trendlijnen, risicoscore-kaartjes, groeicurves) die je direct in de spreekkamer laat zien.
- Meekijk-rechten in patiëntenportaal: open notities, plan en vervolgafspraken, zodat de patiënt het consult kan herbeleven en begrijpen (faciliteren van compliance).
1.4 Team-based care en taakdelegatie
- Rol-gebaseerde werkstromen: triage door verpleegkundigen, pre-registratie van relevante gegevens door secretariaat en balie, automatische intake door patiënt (begrijpelijke pre-visit vragenlijsten).
- Klinisch slimme taken-pooling: inkomende berichten, uitslagen en medicatievernieuwingen worden gefilterd, gegroepeerd en waar mogelijk automatisch afgehandeld door klinisch gevalideerde en geverifieerde beslissingsondersteuning (bijv. “normaal, geen actie nodig”).
1.5 Datakwaliteit zonder dubbel werk
- Eenmalig registreren, meervoudig gebruiken: vitale parameters (LOINC), allergieën, (chronische) diagnosecodes (SNOMED CT) en leefstijlgegevens worden hergebruikt in brieven, ontslagverslagen, kwaliteitsregistraties en facturatie zonder extra typen.
2) Negatieve effecten van niet-ergonomische bureaucratisering door het EPD
2.1 Verlies van aandacht en relatie
- Schermdominantie: arts typt terwijl de patiënt spreekt; minder oogcontact, minder empathische signalen, meer misverstanden.
- Fragmentatie: informatie is verspreid over tabbladen; het klinisch verhaal valt uiteen in datavelden.
2.2 Toegenomen cognitieve belasting
- Klikinflatie en micro-beslissingen (welk veld, welke code, welke template?) leiden tot mentale vermoeidheid en besluitmoeheid.
- Alert-moeheid: te veel of slecht getimede waarschuwingen worden genegeerd - met veiligheidsrisico’s.
2.3 Registratie boven zorgverlening
- Defensieve documentatie (“note bloat”): overdadige, gekopieerde tekst om aan (bureaucratische) vinklijstjes te voldoen, ten koste van klinische relevante, actuele en relevante klinische informatie.
- Dubbele invoer: dezelfde gegevens in meerdere schermen/registratiesystemen dienen te registreren (kwaliteitsregisters, facturatie, verantwoording) zonder koppelingen.
2.4 Werkdruk en welzijn
- After-hours administration (“pajama time”, "pyjamatijd"): documentatie buiten diensttijd; hogere kans op burn-out.
- Foutpropagatie: copy-paste en "autopopulate" zonder kritische herziening verspreiden van verouderde of foutieve info doorheen het medisch dossier.
2.5 Juridisch en ethisch
- Privacy-risico’s en onduidelijke toegangsrechten maken zorgprofessionals terughoudend en kosten tijd door correcties en audits.
3) Waar je op moet letten in een EPD om de registratielast te verminderen
Onderstaande ontwerp- en inrichtingsprincipes zijn m.i. toch (enigszins) praktijkgericht. Ze verlagen klikken, typen, zoeken én verbeteren de (klinische) datakwaliteit.
3.1 Workflow-eerst inrichten
- Zorgproces-mapping per specialisme: leg stap voor stap vast wat er vóór, tijdens en na het consult gebeurt en pas het EPD daarop aan.
- Start bij de reden van komst (chief complaint) en klinisch relevante probleemlijst; laat klinisch relevante voorgeschiedenis, actuele medicatie en laatste uitslagen automatisch in context verschijnen.
3.2 Slim documenteren
- Kort-format + narratief: combineer op een klinisch relevante manier enkele gestructureerde velden (voor hergebruik en metingen) met vrije tekst (klinisch verhaal). Combineer op een klinisch relevante en zinvolle manier het beste van gestructureerde en vrije tekst registratie.Zo nodig met secundaire structurering van vrije tekst (NLP, AI).
- Templates & smart-phrases: gebruik zoveel mogelijk specialisme-specifieke sjablonen met auto-invullen van vitale functies, medicatie, allergieën en recente labo uitslagen.
- Ambient/spraakgestuurde registratie: spraak-naar-tekst of “ambient scribe” die gesprekken samenvat; arts corrigeert en tekent af.
- Team-documentatie: verpleegkundige noteert intake, arts voegt beoordeling/plan toe; één gezamenlijke notitie i.p.v. meerdere losse.
3.3 Minimaliseer handelingen
- One-click orders en order sets per probleem of klinisch zorgpad (DRG-gerelateerd).
- Autopopulate met bronvermelding: hergebruik (relevante) recente waarden mét datum/tijd; dwing herbevestiging af wanneer data oud of contextueel ongeschikt is.
- Slimme defaults: voorkeursdoseringen, routes en frequenties conform richtlijnen—pas aan als afwijkend.
3.4 Beslisondersteuning zonder ruis
- Triage van alerts: alleen klinisch gevalideerde en geverifieerde hoog-relevante waarschuwingen blokkerend; overige als niet-storende suggesties.
- In-line guidance i.p.v. pop-ups: compacte (evidence-based) richtlijnkaartjes tonen naast het invoerveld.
- Leren van gebruik: monitor welke klinische alerts vaak worden weggeklikt in welke klinische situatie/context en herkalibreer.
3.5 Interoperabiliteit en “registreer één keer”
- Koppelingen (FHIR/HL7) naar labo, beeldvorming, apotheek, huisarts en nationale/regionale uitwisselingsknooppunten (hubs en metahubs); voorkom (ongestructureerde) PDF-scan-overload.
- Automatische klinische codering: mapping van vrije tekst naar SNOMED CD/ICD-10-BE waar klinisch relevant en mogelijk, met menselijke review (Human-in-the-loop, HITL).
- Patiënt-voorbereiding: anamnese, PROMs/vragenlijsten vooraf via portaal; kwaliteitsregisters vullen zich mee vanuit dezelfde brondata. Wel altijd on-site ondersteuning voorzien voor patiënten die niet over een (hoge) digitale geletterdheid beschikken en bij (mogelijke) taal- of culturele problemen.
3.6 Inbox & taken onder controle
- Slimme routering: berichten en uitslagen naar de juiste rol; batch-verwerking en regels (bijv. gevalideerde en geverifieerd normaal HbA1c labo → standaardbericht naar patiënt).
- Assistent-workflows: voorschrift-vernieuwing, attesten en brieven door secretariaat voorbereid; arts tekent af.
3.7 Gebruiksvriendelijke interactie
- Sneltoetsen en zoek-overal (fuzzy search voor patiënt, order, template).
- Consistente lay-out: voorspelbare knoppen en tabbladen; minimale muisafstand (minder scroll/“muisreizen”).
- Donkere modus / lettergrootte voor visuele vermoeidheid; duidelijke error-feedback.
3.8 Governance, training en meten
- Specialisme-superusers (arts/verpleegkundige) met beslisrecht over sjablonen en order sets.
- Just-in-time leermodules in het EPD op maat van de doelgroep (tooltips, korte demo’s).
- KPI’s voor registratiebealsting: kliks per consult, tijd tot afronden van notitie, after-hours minuten, percentage hergebruikte data, aantal alerts per order, notitie-lengte vs. sign-off-tijd.
- Continue verbetering: maandelijkse review van KPI’s, gebruikersfeedback en kleine iteraties i.p.v. grote jaarlijkse “big bang”-wijzigingen.
4) Praktische checklist (samenvatting)
Voor de raadpleging/consult/opname
- Patiënt vult digitale intake/PROMs; EPD pre-contact klaar.
- Samenvatting op één scherm: reden van komst, actieve problemen, medicatie, laatste labs/beeldvorming.
Tijdens de raadpleging/consult
- Triade-opstelling; arts dicteert/typt kort narratief, gestructureerde kernvelden worden automatisch gevuld.
- Order sets en in-line beslisondersteuning; zo min mogelijk pop-ups.
Na de raadpleging/consult
- Automatische brief/verslag voorgesteld op basis van klinisch relevante probleem-georiënteerde notities (klinisch relevante probleemlijst, vrije tekst).
- Taken en uitslagen gerouteerd; standaardberichten voor normale uitslagen.
- KPI’s loggen en multidisciplinair bespreken in het medisch en verpleegkundig team (vermijden van punt-optimalisaties die nadelig zijn voor de rest van het zorgproces en -medewerkers).
Tot slot
Een EPD faciliteert een klinisch efficiënte en effectieve arts-patiënt relatie wanneer het de aandacht van de arts bij de patiënt houdt, het klinisch redeneren ondersteunt en team-based werken mogelijk maakt - met éénmalige registratie voor meervoudig gebruik. Niet-ergonomische bureaucratisering daarentegen versnippert aandacht, vergroot cognitieve belasting, veroorzaakt note bloat en duwt werk naar de avonduren. De sleutel zit in workflow-eerst ontwerpen, slimme documentatie, alert-hygiëne, interoperabiliteit, een beheersbare inbox en meten-om-te-verbeteren. Met deze principes kan digitalisering via het EPD de relatie tussen arts en patiënt juist menselijker, veiliger en doelmatiger maken - en tegelijk de administratieve registratielast substantieel verlagen. Faciliteren van een uitgebalanceerde zorgverlener-patiënt relatie vormt het alfa en omega van alle relaties en activiteiten of m.a.w. het focuspunt van het ecosysteem.
Bronnen:
Verpleegkundige consultaties voor patiënten met complexe aandoeningen (KCE Rapport 373AS, 2023)
Registratie aan de Bron (programma & tools voor procesanalyse en minimale datasets) (Nictiz)
Sinsky, C., Colligan, L., Li, L., Prgomet, M., Reynolds, S., Goeders, L., ... & Blike, G. (2016). Allocation of physician time in ambulatory practice: a time and motion study in 4 specialties. Annals of internal medicine, 165(11), 753-760.
Khairat, S., Burke, G., Archambault, H., Schwartz, T., Larson, J., & Ratwani, R. M. (2018). Focus section on health IT usability: perceived burden of EHRs on physicians at different stages of their career. Applied clinical informatics, 9(02), 336-347.
Yoshimura, Y., Greenfield, G., Lammila-Escalera, E., Mcmillan, B., Hayhoe, B., Majeed, A., & Neves, A. L. (2025). Impact of online patient access to clinical notes on quality of care: a systematic review. BMJ Quality & Safety.
Office of the National Coordinator for Health Information Technology. (2020). Strategy on reducing regulatory and administrative burden relating to the use of health IT and EHRs.
A Systematic Approach to Reducing EHR Inbox Burden (AMA STEPS Forward, 2024)
Goede gegevens voor goede zorg - Samen werken aan eOverdracht
